Gdańsk, listopad 2021, około 10.23 czasu lokalnego.
Poznajcie Kannę. Kanna jest menadżerem. Prowadzi zespół sprzedażowy, dwunastoosobowy. Dziś ważny dzień dla Kanny. Za chwilę ma odprawę ze swoim zespołem. Ostatnie trzy dni pracowała nad planem wdrożenia niezwykle ważnej aktywności dla całego zespołu - wspólnej sesji telefonicznej do klientów. Kanna jest pewna swego, wie, jak zmotywować swój zespół, a ostatni wieczór przeznaczyła na napisanie naprawdę dobrego speech’u do zespołu. Kanna pewnym krokiem wchodzi na salę.
Gdańsk, początek grudnia 2021, grubo po 18 – nastej.
Kanna siedzi nad raportem. Jest zmęczona, ale chyba jeszcze bardziej sfrustrowana. Trzeci tydzień wdrożenia, a wciąż cztery osoby z zespołu są na chorobowym. Z tych co pracują, tylko połowa pojawiła się na sesji telefonicznej, bo na tę godzinę wpisali sobie do kalendarza spotkania sprzedażowe. Poprzednia sesja jeszcze jakoś się odbyła, choć i wtedy przez połowę czasu rozmawiali o zasadności działania zamiast wykonywać telefony. Na domiar wszystkiego, Kanna z niejakim zdziwieniem zobaczyła na własne oczy, że dwójka osób z jej zespołu, w ogóle nie potrafi rozpocząć rozmowy sprzedażowej z klientem.
Gdzieś w Polsce, grudzień 2021, około 20.25 czasu lokalnego.
A to Tarki. Poznajcie Tarkiego. Tarki też jest menadżerem, ale spotykamy go w innych okolicznościach. Dziś ważny dzień dla niego. Dziś bowiem dzień przełomu, kiedy to udało się zaplanować od dawna wyczekany cykl treningowy. Prosta droga do tego, aby zrzucić pięć kilo (przynajmniej na początek) i w końcu dobrze wyglądać. Tarki czuje się wspaniale i nie może się doczekać pierwszego treningu.
Nadal gdzieś w Polsce, prawie połowa stycznia 2022, prawie świta.
Tarki leży w łóżku i walczy z wyrzutami sumienia. Minęły raptem dwa tygodnie planu treningowego, a tylko w tym tygodniu wykonał dwie z czterech zaplanowanych sesji treningowych. W dodatku z tych wykonanych zrobił wyłącznie 60% obciążeń. Tarki z obrzydzeniem patrzy przez okno na pochmurny, mroźny, styczniowy poranek.
Znacie takie historie?
Pewnie, że znacie. I pewnie myślicie, że to się przydarza tylko innym.
A co, jeśli wam powiem, że one dotyczą również was.
Dlaczego?
No to posłuchajcie dalej.
Co łączy powyższe historie?
Na pewno to, że był plan, a potem w realizacji plan się sypnął.
Obydwie historie mają swoje osie czasu, to też wspólne. I emocje też są.
Prześledźmy razem, co w trawie piszczy. Oczywiście pod kątem planowania.
Krok pierwszy.
To na początek. Specjalnie dla was. Specjalnie dla tych wszystkich z was, dla tych wszystkich z nas, którzy po przeczytaniu historii choćby przez chwilę pomyśleli: e tam, gadanina, mnie to nie dotyczy, ja robię dobry plan i w dodatku jestem mistrzem w jego wykonywaniu.
No może i tak, nie będą się upierał, ale rozważcie, że w kategorii błędów poznawczych, które często wodzą nas za nos, PPP, czyli przesadne poczucie ponadprzeciętności, chyba nie bez powodu stoi na jednym z pierwszych miejsc wśród błędów poznawczych. Złudzenie ponadprzeciętności zaciemnia obraz, mami nas niczym fatamorgana, nie pozwala uchwycić zbliżonego realiom obrazu własnej osoby. To trochę, tak jakbyśmy stając przed lustrem i mrużąc oczy mówili do siebie: ale mam gładką skórę, zero zmarszczek, ani grama tłuszczu, tylko płaski brzuch z gustownym elementem rzeźby sześciopaka. Kłopot w tym, że złudzenie ponadprzeciętności dotyczy również naszych umiejętności, a to już prawie gotowy przepis na edukacyjną porażkę. Jakże się uczyć nowych rzeczy, jakże poznawać tajniki zarządzania, jakże być otwartym na nowe, kiedy ma się za sobą piętnaście lat praktyki! W dodatku z sukcesami. No może być trudno. I jest trudno. Trudno bowiem dopuścić do siebie myśl, że coś być może robimy niepoprawnie i że tej poprawności należy się nauczyć. Na przykład w planowaniu.
Jako ciekawostkę należy wspomnieć, że złudzenie ponadprzeciętności może współwystępować z elementem efektu Dunninga-Krugera. Dodam, że taka mieszanka bywa wybuchowa, bo wyobraźcie sobie, że w tym przypadku osoby niewykwalifikowane w jakiejś dziedzinie życia mają tendencję do przeceniania swoich umiejętności…w tej dziedzinie.
Krok drugi. Tytułowy.
No dobra, co wybierasz na przekąskę: owoc czy ciastko?
No pewnie, że owoc. Przecież owoc, jest zdrowy, pożywny i dostarcza mnóstwa cennych witamin. Dodatkowo owoce i warzywa poleca jeść każdy lekarz, a piramida żywieniowa WHO nie może się mylić. Twój szczupły trener personalny też się nie myli. On je tylko owoce. To zdrowo, zdrowo się odżywiać. To mądrze, zdrowo się odżywiać.
To racjonalny wybór.
A ty jesteś przecież racjonalny.
Może nawet trochę bardziej racjonalny od innych, co nie?
No dobra, o tym już było w pierwszym kroku. Zatem owoc. Pewnie, że owoc. Żadna tam cukrowa śmierć.
Tak się mniej więcej sprawy mają w toku rozumowania, gdy pyta się większości ludzi. Większości z nas. Uruchamia się machina naszych “chciejstw”, oczekiwań I wyobrażonych “ja idealnych”. Proces ten wspiera autowaloryzacja, czyli właśnie dążenie do obrony, podtrzymania lub podniesienia samooceny. Owo dążenie jest głównym motywem związanym ze schematem “ja”. Więc, gdy jesteśmy pytani o przekąskę, to częściej odpowiemy, że owoc, właśnie dlatego, że owoc jest zdrowy i my jesteśmy zdrowi.
Koniec i kropka.
A potem hyc. Wyczerpujący środek tygodnia. Spotkanie za spotkaniem. Wciąż w biegu. I czas na przekąskę. I bach. Pyszne ciacho!
Jak to się dzieje?
Przecież jeszcze przed niemalże paroma chwilami, ten owoc i to zdrowie. Tutaj właśnie czai się zastawiona pułapka.
Dlaczego?
Ano dlatego, że często to “ja” które planuje, to to samo “ja” które wybiera owoc jako przekąskę.
Wróćmy na moment do naszych bohaterów Kanny i Tarika.
Zajrzyjmy do gabinetu Kanny, w trakcie układania planu wdrożeniowego dla swojego zespołu. Jaki piękny diagram Gantta. Jakże dobrze rozpisane priorytety dla każdego członka zespołu. Eisenhower byłby dumny. A SMART jest smartny, że aż strach. No i ten speech. Ma story, ma emocje, ma dane.
Co może pójść nie tak? Niestety wszystko.
A popatrzcie na Tarika. Siedzi i rozpisuje plan treningowy. Wszystko co do minuty, wszystko co do kalorii, zgodnie z podręcznikiem, aplikacją GitFit i zapiskami trenera personalnego. Poranek, wieczór. Śniadanie, kolacja. Step by step. I jeszcze w tle słychać “Eye of the Tiger”
Co może pójść nie tak? Niestety wszystko.
W jednym i drugim przypadku, plan pisze “ja” planujące, czyli najczęściej “ja” idealne.
Ja idealnie wyobrażone. Kiedy planujemy z tej perspektywy, widzimy wyłącznie najlepszą drogę pomiędzy punktem A i B. Wybieramy z rzeczywistości tylko te elementy, które nam pasują do planu. Zakładamy, że większość rzeczy wydarzy się optymalnie dobrze, ale co najciekawsze nie potrafimy wyobrażać sobie przyszłego kontekstu sytuacji. A kontekst wiele zmienia. Kontekst, to są te wielkie i małe elementy, które mogą zniweczyć najlepszy nawet plan.
W tym miejscu na scenę wkracza kolejny błąd poznawczy, mianowicie błąd planowania. W 1979, nie kto inny, jak znany wam pewnie Daniel Kahneman i Amos Tverski rozpoczynają długą serię badań nad tym zjawiskiem. Dziś wiemy, że błąd planowania to zjawisko polegające na tym, że przewidywania dotyczące czasu potrzebnego na wykonanie przyszłego zadania są nacechowane optymizmem i nie doceniają potrzebnego czasu. Ponad dwadzieścia lat po pierwszych badaniach w tym obszarze, ponownie Kahneman, tym razem z Danem Lovallo zaproponowali rozszerzenie owego błędu poznawczego i wcześniejszą definicję wzbogacili o tendencję do niedoceniania kosztów i ryzyka przyszłych działań, a jednocześnie przeceniania korzyści płynących z tych samych działań.
Krok trzeci. Wciąż tytułowy.
Dodajmy do wszystkiego emocje i zobaczmy, co się stanie. Gdy “ja” planujące planuje, najczęściej odczuwamy dobre emocje. Dobre, tzn. takie, które podnoszą jakość naszego samopoczucia. To właśnie dzięki nim, w fazie planowania większość spraw wygląda lepiej niż w rzeczywistości. W takim stanie uniesienia emocjonalnego, w naszych planach my oraz ludzie z którymi współpracujemy jawią nam się jako wysoce zmotywowani, zadowoleni, energetyczni i ogólnie pozytywnie nastawieni do działań. “Ja” planujące przykrywa nam przyszłe wydarzenia milutkim kocykiem kojących emocji. Trudno spod tego kocyka dostrzec gniew, frustracje czy zwykłe zmęczenie, szczególnie zmęczenie poznawcze.
Krok czwarty, pewnie nie ostatni, czyli co z tego wynika.
Podsumujmy.
Określiłeś rezultaty (przeczytaj naszą propozycję jak możesz to zrobić i/lub posłuchaj audycji na ten temat) i teraz do opracowanych rezultatów szykujesz plan wdrożeniowy. Rozważmy kilka opcji, w jaki sposób możemy zminimalizować negatywny wpływ zjawisk, które wymieniłem powyżej, a które czyhają na każdego, kto przystępuje do planowania i egzekucji.
Primo. Myślenie o myśleniu.
Zatrzymuj się i złap proces własnego myślenia.
Zobacz, jak o tym myślisz.
Zobacz, jak myślisz o planowaniu.
Pomyśl o myśleniu.
Il secondo. Inna perspektywa.
Zaangażowanie osoby zewnętrznej, np. spoza zespołu, do walidowania twoich założeń planu, w głównych obszarach czasu, zasobów i kosztów.
Terzo. Szatkuj.
Im dłuższy plan, tzn. obejmujący długi okres, tym więcej niedoszacowania. Zatem nawet długi plan warto poszatkować na mniejsze odcinki i na bieżąco monitorować i korygować pierwotne założenia.
Quarto. Dane, dane I jeszcze raz dane.
Zbieraj dane z własnych aktywności oraz aktywności zespołu. Notujcie realny czas wykonania i potrzebne zasoby. To będzie źródło, które zasili wasze przyszłe plany.
Quinto. Co robić, gdy.
Porzuć i pożegnaj nadzieję, że przewidzisz wszelkie okoliczności wydarzeń w przyszłości i umieścisz je w planie. Przygotuj się za to na działania, które podejmiesz ty lub twój zespół, gdy sytuacja taka wystąpi. Gdy wystąpi sytuacja odstępstwa od planu. Innymi słowy rozpisz procedury na sytuacje potencjalnie kryzysowe.
Przykład: zasada HALT (hungry, angry, lonely, tired). Gdy jesteś głodny, zły, samotny i zmęczony, to powstrzymaj się od podejmowania decyzji i szerokim łukiem omijaj cukiernię i/lub bar (czy co tam jest w waszym zasobniku “polepszaczy” nastroju). To procedura, [sekwencja] jaką należy zastosować, gdy już HALT wystąpiło. Podobne procedury można oczywiście jeszcze postawić w formie bezpieczników, aby do wystąpienia elementów HALT w ogóle nie dopuszczać.
Sesto. Powtórz.
Powtórz działania od jeden do pięć. A potem jeszcze raz. I jeszcze raz.
Czemu?
Bo jak mówił Daniel Kahneman, sama wiedza o błędach poznawczych nie chroni nas przed nimi. Wciąż i wciąż potrzebujemy uruchamiać myślenie o myśleniu.
To prawdopodobnie najskuteczniejsza droga do minimalizowania wpływu błędów poznawczych.
Krok piąty. Trawa.
Co zatem w trawie piszczy? Rzeczywistość. Tyle i aż tyle.
Wniosek: planować należy w trawie, nieprawdaż?